Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.
Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:
- Физическое освобождение места
- Уменьшение затрат на копирование
- Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде
- Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование
- Уменьшение затрат на бумагу
- Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому
В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):
- 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов
- 6% документов безвозвратно теряются
- Каждый внутренний документ копируется до 20 раз (Один наш отечественный заказчик, у которого было установлено около 100 рабочих мест с Microsoft Office SharePoint Server 2007, на одной конференции сказал о 3-хкратном сокращении затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов после внедрения электронной системы работы с документами)
- На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота
- Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными
Пример расчетов возврата от инвестиций в корпоративные системы электронного управления документами
Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации корпоративной системы электронного управления документами, такой как Microsoft Office SharePoin Server 2007, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, более получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования предприятия и апробирования модели системы электронного управления документами на одном из структурных подразделений.
Для того, чтобы представить возможный экономический эффект, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:
- "Средний" сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов
- Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты
- В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ
- В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно
- Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу
- Средняя годовая зарплата $12.000 в год ($1.000 в месяц)
- Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%
Ниже дан расчет экономии:
(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $24.000
Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $1.100 экономии в год в расчете на одного сотрудника.
Если в Вашей организации работает 100 сотрудников, и все они работают с документами, то Вы экономите $110.000 в год.
К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы.
- Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
- Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
- Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
- Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
- Улучшение контроля за исполнением документов.
