Îðãàíèçàöèè ìîãóò ïîëó÷èòü äâà òèïà ïðåèìóùåñòâ îò âíåäðåíèÿ êîðïîðàòèâíûõ ñèñòåì ýëåêòðîííîãî óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè: òàêòè÷åñêèå è ñòðàòåãè÷åñêèå.
Òàêòè÷åñêèå ïðåèìóùåñòâà ñâÿçàíû â îñíîâíîì ñ ñîêðàùåíèåì çàòðàò. Èõ äîñòàòî÷íî ëåãêî îïðåäåëèòü è èçìåðèòü. Èçìåðÿåìûå â äåíåæíîì âûðàæåíèè ïðåèìóùåñòâà ìîãóò áûòü ïðîñ÷èòàíû íà îñíîâå ïîäñ÷åòà òîãî, ñêîëüêî ìîæíî óáðàòü ôèçè÷åñêèõ øêàôîâ äëÿ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ, ñêîëüêî ïëîùàäåé îñâîáîäèòü, ñêîëüêî îñâîáîäèòü ñåðâåðîâ, êîòîðûå ÷àñòî õðàíÿò ìíîãî êîïèé îäíèõ è òåõ æå äîêóìåíòîâ. Èòàê, ê òàêòè÷åñêèì îòíîñÿòñÿ ñëåäóþùèå òèïû ïðåèìóùåñòâ:
- Ôèçè÷åñêîå îñâîáîæäåíèå ìåñòà
- Óìåíüøåíèå çàòðàò íà êîïèðîâàíèå
- Óìåíüøåíèå çàòðàò íà äîñòàâêó èíôîðìàöèè â áóìàæíîì âèäå
- Óìåíüøåíèå çàòðàò íà ðåñóðñû: ëþäè è îáîðóäîâàíèå
- Óìåíüøåíèå çàòðàò íà áóìàãó
- Ïîâûøåíèå ïðîäóêòèâíîñòè ðàáîòû: áîëåå áûñòðîå âûïîëíåíèå ðàáîò, óâåëè÷åíèå îáùåãî êîëè÷åñòâà âûïîëíÿåìûõ ðàáîò, óëó÷øåíèå ðàáîòû ñ äàííûìè/çàïèñÿìè (äîêóìåíòàìè, èìåþùèìè þðèäè÷åñêèå îáÿçàòåëüñòâà), âîçìîæíîñòü âûïîëíåíèÿ íîâûõ òèïîâ ðàáîò èëè âûïîëíåíèÿ ðàáîò ïî äðóãîìó
 êà÷åñòâå îòïðàâíûõ öèôð, êîòîðûå ìîãóò áûòü èñïîëüçîâàíû ïðè ðàñ÷åòå ñîîòâåòñòâóþùèõ âîçâðàòîâ, ìîæíî âîñïîëüçîâàòüñÿ äàííûìè Siemens Business Services (áûëè îïóáëèêîâàíû â æóðíàëå iBusiness, N4, 2000):
- 30% âðåìåíè ðàáî÷èõ ãðóïï òðàòèòñÿ íà ïîèñêè è ñîãëàñîâàíèå äîêóìåíòîâ
- 6% äîêóìåíòîâ áåçâîçâðàòíî òåðÿþòñÿ
- Êàæäûé âíóòðåííèé äîêóìåíò êîïèðóåòñÿ äî 20 ðàç (Îäèí íàø îòå÷åñòâåííûé çàêàç÷èê, ó êîòîðîãî áûëî óñòàíîâëåíî îêîëî 100 ðàáî÷èõ ìåñò ñ Microsoft Office SharePoint Server 2007, íà îäíîé êîíôåðåíöèè ñêàçàë î 3-õêðàòíîì ñîêðàùåíèè çàòðàò íà ðàñõîäíûå ìàòåðèàëû äëÿ ïðèíòåðîâ è êîïèðîâàëüíûõ àïïàðàòîâ ïîñëå âíåäðåíèÿ ýëåêòðîííîé ñèñòåìû ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè)
- Íà 20-25% âîçðàñòàåò ïðîèçâîäèòåëüíîñòü òðóäà ïåðñîíàëà ïðè èñïîëüçîâàíèè ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà
- Ñòîèìîñòü àðõèâíîãî õðàíåíèÿ ýëåêòðîííûõ äîêóìåíòîâ íà 80% íèæå â ñðàâíåíèè ñ áóìàæíûìè
Ïðèìåð ðàñ÷åòîâ âîçâðàòà îò èíâåñòèöèé â êîðïîðàòèâíûå ñèñòåìû ýëåêòðîííîãî óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè
Ïðåäñòàâëåíèå îá ýêîíîìè÷åñêîì ýôôåêòå îò âíåäðåíèÿ â îðãàíèçàöèè êîðïîðàòèâíîé ñèñòåìû ýëåêòðîííîãî óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè, òàêîé êàê Microsoft Office SharePoin Server 2007, íà ýòàïå êîíöåïòóàëüíîé ïðîðàáîòêè ìîæíî ïîëó÷èòü íà íåêîòîðûõ ãèïîòåòè÷åñêèõ ðàñ÷åòàõ. Áåçóñëîâíî, áîëåå ïîëó÷åíèå áîëåå òî÷íûõ öèôð òðåáóåò ïðîâåäåíèÿ êîìïëåêñíîãî îáñëåäîâàíèÿ ïðåäïðèÿòèÿ è àïðîáèðîâàíèÿ ìîäåëè ñèñòåìû ýëåêòðîííîãî óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè íà îäíîì èç ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé.
Äëÿ òîãî, ÷òîáû ïðåäñòàâèòü âîçìîæíûé ýêîíîìè÷åñêèé ýôôåêò, âîñïîëüçóåìñÿ ñëåäóþùèìè ãèïîòåòè÷åñêèìè ðàñ÷åòàìè íà îñíîâå îöåíêè òðóäà ñîòðóäíèêà ïðè ðàáîòå ñ äîêóìåíòàìè ïî òðàäèöèîííîé áóìàæíîé òåõíîëîãèè:
- "Ñðåäíèé" ñîòðóäíèê âûïîëíÿåò â äåíü 10 îïåðàöèé ïî ïîèñêó ðàçëè÷íûõ äîêóìåíòîâ
- Ïîèñê îäíîãî äîêóìåíòà çàíèìàåò â ñðåäíåì 2 ìèíóòû
-  10% ñëó÷àåâ ñîòðóäíèê íå íàõîäèò íóæíûé äîêóìåíò
-  ñëó÷àå, åñëè äîêóìåíò íå áûë íàéäåí ñðàçó íà åãî ïîèñêè òðàòèòñÿ åùå 2 ìèíóòû äîïîëíèòåëüíî
- Åñëè äîêóìåíò âñå-òàêè íå íàéäåí, ñîòðóäíèê ïåðåêëþ÷àåòñÿ íà èíóþ ðàáîòó
- Ñðåäíÿÿ ãîäîâàÿ çàðïëàòà $12.000 â ãîä ($1.000 â ìåñÿö)
- Íàêëàäíûå ðàñõîäû íà ñîäåðæàíèå ñîòðóäíèêà (íàëîãè è ïð.) 100%
Íèæå äàí ðàñ÷åò ýêîíîìèè:
(10 ðàç/äåíü õ 2 ìèí. + 10 ðàç/äåíü õ 10% õ 2 ìèíóòû) õ 1/(8 ÷àñ. õ 60 ìèí.) õ $24.000
Èòîã: åñëè âíåäðèòü ýëåêòðîííóþ ñèñòåìó óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè, òî ïîëó÷àåòñÿ $1.100 ýêîíîìèè â ãîä â ðàñ÷åòå íà îäíîãî ñîòðóäíèêà.
Åñëè â Âàøåé îðãàíèçàöèè ðàáîòàåò 100 ñîòðóäíèêîâ, è âñå îíè ðàáîòàþò ñ äîêóìåíòàìè, òî Âû ýêîíîìèòå $110.000 â ãîä.
Ê ñòðàòåãè÷åñêèì ïðåèìóùåñòâàì îòíîñÿòñÿ ïðåèìóùåñòâà, êîòîðûå ñâÿçàíû ñ óëó÷øåíèÿìè â êëþ÷åâûõ áèçíåñ-ïðîöåññàõ. À ýòî ñâÿçàíî ñ ðîñòîì îáîðîòà èëè ïðèáûëè, åñëè ðå÷ü èäåò î êîììåð÷åñêèõ ñòðóêòóðàõ, èëè ñ óëó÷øåíèÿìè â ðàáîòå, ïðèíÿòèè ðåøåíèé, îáñëóæèâàíèè, åñëè ðå÷ü èäåò, íàïðèìåð, îá îðãàíàõ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè. Ïî ñàìîé ñâîåé ïðèðîäå ýòè ïðåèìóùåñòâà òðóäíåå èçìåðèòü. Ñàìè ñòðàòåãè÷åñêèå ïðåèìóùåñòâà ìîæíî ðàçäåëèòü íà äâå áîëüøèå ãðóïïû.
- Ïîÿâëåíèå âîçìîæíîñòè êîëëåêòèâíîé ðàáîòû íàä äîêóìåíòàìè (÷òî íåâîçìîæíî ïðè áóìàæíîì äåëîïðîèçâîäñòâå);
- Çíà÷èòåëüíîå óñêîðåíèå ïîèñêà è âûáîðêè äîêóìåíòîâ (ïî ðàçëè÷íûì àòðèáóòàì);
- Ïîâûøåíèå áåçîïàñíîñòè èíôîðìàöèè çà ñ÷åò òîãî, ÷òî ðàáîòà â ÑÝÄ ñ íåçàðåãèñòðèðîâàííîé ðàáî÷åé ñòàíöèè íåâîçìîæíà, à êàæäîìó ïîëüçîâàòåëþ ÑÝÄ íàçíà÷àþòñÿ ñâîè ïîëíîìî÷èÿ äîñòóïà ê èíôîðìàöèè;
- Ïîâûøåíèå ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ è óäîáñòâà èõ õðàíåíèÿ, òàê êàê îíè õðàíÿòñÿ â ýëåêòðîííîì âèäå íà ñåðâåðå;
- Óëó÷øåíèå êîíòðîëÿ çà èñïîëíåíèåì äîêóìåíòîâ.